La vie d'un formateur ou d'une formatrice est souvent marquée par des journées bien remplies et des plannings serrés. Entre la préparation des cours, les sessions de formation et le suivi des apprenants, il peut être difficile de trouver le bon équilibre.
Mais comment optimiser son temps et son énergie pour être le plus efficient possible sans sacrifier sa sérénité ? Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à organiser votre quotidien de manière efficace.
1. Apprendre à se connaître pour mieux s'organiser
La première étape pour bien s'organiser est de se connaître soi-même. Comme le souligne Marie Desbois, consultante en management des organisations, chaque personne fonctionne différemment. Il est donc crucial de comprendre vos propres rythmes, vos moments de productivité maximale, et vos préférences personnelles en matière de gestion du temps.
Prenez le temps d’identifier les moments de la journée où vous êtes le plus concentré et efficace. Pour certains, cela peut être le matin très tôt, pour d'autres, en fin de journée. Adaptez votre emploi du temps en fonction de ces pics de productivité. De cette manière, vous pouvez réserver vos tâches les plus importantes et exigeantes aux moments où vous êtes au top de votre forme.
2. Définir ses priorités et se concentrer sur l'essentiel
Pour être un formateur efficace, il est indispensable de définir clairement vos priorités. Quels sont les objectifs principaux de votre journée ou de votre semaine ? Quelles sont les tâches qui vous rapprochent le plus de vos objectifs professionnels et personnels ? Une fois que vous avez défini vos priorités, concentrez-vous sur celles-ci et évitez de vous disperser.
Marie conseille de commencer chaque journée par une liste de tâches, classées par ordre d'importance et d'urgence. Utilisez la méthode du "Deep Work" pour travailler de manière intensive sur vos tâches prioritaires sans interruption. Vous serez étonné de voir à quel point vous pouvez accomplir plus en vous concentrant sur l'essentiel plutôt qu’en essayant de tout faire à la fois.
3. Organiser son temps de manière réaliste
Pour organiser votre temps efficacement, il est essentiel de prévoir des marges de manœuvre dans votre emploi du temps. Plutôt que de planifier chaque minute de votre journée, laissez des espaces pour gérer les imprévus, les pauses nécessaires, et les moments de récupération. Marie insiste sur l'importance de ne pas surcharger son agenda, au risque de générer du stress et de la frustration.
Utilisez des outils de gestion du temps, comme les agendas électroniques ou les applications de planification, pour organiser votre semaine. Définissez des créneaux spécifiques pour les tâches récurrentes (comme la préparation de cours ou le suivi des apprenants) et pour les tâches plus ponctuelles. Planifiez également des moments de pause et de détente pour maintenir votre énergie tout au long de la journée.
4. Optimiser son espace de travail pour plus d'efficacité
Un espace de travail bien organisé peut faire toute la différence dans votre capacité à rester concentré et productif. Marie recommande de créer un environnement propice au travail en éliminant les distractions et en s’assurant que tout ce dont vous avez besoin est à portée de main. Organisez votre bureau de manière à ce que vous puissiez facilement accéder à vos outils pédagogiques, vos supports de formation, et vos ressources.
De plus, adaptez votre espace à vos préférences personnelles. Certains préfèrent travailler dans le silence complet, d'autres avec un fond sonore léger. Expérimentez pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous.
5. Respecter ses priorités personnelles
Être un formateur ou une formatrice efficace ne signifie pas sacrifier sa vie personnelle. Marie insiste sur l’importance de respecter ses priorités personnelles et de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Apprenez à dire non aux engagements qui ne servent pas vos objectifs ou qui empiètent sur votre temps personnel.
Pour cela, définissez clairement vos limites et tenez-vous-y. Bloquez des moments dans votre agenda pour vos loisirs, votre famille, ou simplement pour vous reposer. N'oubliez pas que prendre soin de vous est essentiel pour rester efficace sur le long terme.
6. Rester positif et s’adapter
Enfin, Marie partage une dose d'optimisme : l'organisation, c’est aussi être prêt à s’adapter. Les imprévus font partie de la vie et savoir les accepter sans se décourager est une clé pour rester serein. Adoptez une attitude flexible et voyez chaque défi comme une opportunité d'apprendre et de grandir.
Conclusion
En vous connaissant mieux et en adoptant des stratégies d’organisation adaptées à votre fonctionnement, vous pouvez devenir un formateur ou une formatrice plus efficace et plus serein. Utilisez ces conseils de Marie Desbois pour structurer votre quotidien, définir vos priorités, et vous concentrer sur l’essentiel. N’oubliez pas que l’optimisation de votre temps repose aussi sur votre capacité à rester positif et à vous adapter aux changements.
Découvrez le podcast avec Marie Desbois sur le sujet :
Comment bien s’organiser dans notre quotidien de formateur / formatrice pour être efficient ?
